CRM atau Customer Relationship Management sudah menjadi kebutuhan vital bagi bisnis modern. Tapi, tahukah kamu bahwa ada berbagai jenis CRM, dan dua yang paling populer adalah On Premise dan Cloud CRM? Memilih salah satunya bisa jadi membingungkan, apalagi jika kamu belum familiar dengan perbedaan CRM On Premise dan Cloud CRM. Artikel ini akan membahas secara mendalam kelebihan dan kekurangan masing-masing agar kamu bisa membuat keputusan yang tepat untuk bisnismu. Yuk, simak!

Apa Itu CRM dan Mengapa Bisnismu Membutuhkannya?

Sebelum membahas perbedaan CRM On Premise dan Cloud CRM, mari kita pahami dulu apa itu CRM. Secara sederhana, CRM adalah strategi bisnis yang berfokus pada membangun dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan. Implementasinya melibatkan penggunaan software CRM, yaitu sebuah sistem yang membantu bisnis mengelola interaksi pelanggan, melacak data penjualan, mengotomatiskan tugas-tugas pemasaran, dan banyak lagi.

Mengapa bisnis membutuhkan CRM?

• Meningkatkan Penjualan: CRM membantu tim penjualan melacak prospek, mengelola pipeline penjualan, dan menutup lebih banyak deal.
• Meningkatkan Retensi Pelanggan: Dengan memahami kebutuhan pelanggan lebih baik, bisnis dapat memberikan layanan yang lebih personal dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Meningkatkan Efisiensi: CRM mengotomatiskan banyak tugas administratif, sehingga tim dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis.
• Membuat Keputusan yang Lebih Baik: CRM menyediakan data yang akurat dan relevan, memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih informatif.
• Peningkatan Kolaborasi Tim: Dengan CRM, semua informasi pelanggan terpusat dan mudah diakses oleh semua tim, mendorong kolaborasi yang lebih baik.

Perbedaan Mendasar: Lokasi dan Pengelolaan Data

Perbedaan CRM On Premise dan Cloud CRM yang paling mendasar terletak pada lokasi dan cara data dikelola.

• CRM On Premise: Data dan software diinstal dan disimpan di server milik perusahaan. Artinya, perusahaan bertanggung jawab penuh atas infrastruktur, pemeliharaan, dan keamanan sistem CRM.
• Cloud CRM: Data dan software disimpan di server milik penyedia layanan cloud (vendor). Perusahaan mengakses sistem CRM melalui internet. Vendor bertanggung jawab atas infrastruktur, pemeliharaan, keamanan, dan update software CRM.

Kelebihan dan Kekurangan CRM On Premise: Kontrol Penuh dengan Tanggung Jawab Besar

Mari kita bedah kelebihan dan kekurangan CRM On Premise:

Kelebihan CRM On Premise:

• Kontrol Penuh: Perusahaan memiliki kendali penuh atas data dan sistem. Ini sangat penting bagi bisnis yang memiliki kebutuhan keamanan yang sangat tinggi atau persyaratan kepatuhan yang ketat.
• Kustomisasi Ekstensif: Sistem On Premise dapat disesuaikan secara mendalam untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis, tanpa batasan yang mungkin ada pada solusi Cloud.
• Keamanan Data (Potensial): Dengan data yang disimpan di server sendiri, perusahaan memiliki kontrol penuh atas langkah-langkah keamanan yang diterapkan. Ini bisa menjadi keuntungan jika perusahaan memiliki tim IT yang kuat dan berpengalaman dalam keamanan siber.
• Tidak Tergantung Internet: Meskipun memerlukan koneksi internal, operasional CRM On Premise tidak terlalu bergantung pada koneksi internet eksternal.

Kekurangan CRM On Premise:

• Biaya Awal yang Tinggi: Membeli hardware, software, dan lisensi membutuhkan investasi awal yang signifikan.
• Biaya Pemeliharaan yang Berkelanjutan: Perusahaan bertanggung jawab atas pemeliharaan, perbaikan, update software, dan dukungan teknis. Ini membutuhkan sumber daya IT yang berkelanjutan dan biaya tambahan.
• Kompleksitas Implementasi: Proses instalasi dan konfigurasi sistem On Premise bisa rumit dan memakan waktu, seringkali memerlukan bantuan dari konsultan IT.
• Skalabilitas Terbatas: Menskalakan sistem On Premise bisa memakan waktu dan biaya, karena membutuhkan penambahan hardware dan infrastruktur baru.
• Akses Terbatas: Akses ke CRM terbatas pada perangkat yang terhubung ke jaringan internal perusahaan. Ini bisa menjadi kendala bagi tim yang sering bekerja di luar kantor.

Kelebihan dan Kekurangan Cloud CRM: Fleksibilitas dan Kemudahan dengan Ketergantungan

Selanjutnya, kita bahas kelebihan dan kekurangan Cloud CRM:

Kelebihan Cloud CRM:

• Biaya Awal yang Rendah: Model berlangganan mengurangi biaya awal secara signifikan. Perusahaan hanya perlu membayar biaya bulanan atau tahunan berdasarkan penggunaan.
• Implementasi Cepat dan Mudah: Proses instalasi dan konfigurasi biasanya sederhana dan cepat, memungkinkan bisnis untuk mulai menggunakan CRM dalam waktu singkat.
• Skalabilitas yang Mudah: Menambah atau mengurangi jumlah pengguna sangat mudah dan cepat. Perusahaan dapat menyesuaikan kapasitas sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berubah.
• Aksesibilitas Tinggi: CRM dapat diakses dari mana saja, kapan saja, melalui perangkat apa pun yang terhubung ke internet. Ini sangat ideal untuk tim yang bekerja di luar kantor atau memiliki anggota tim yang tersebar secara geografis.
• Pemeliharaan dan Update Otomatis: Penyedia layanan cloud bertanggung jawab atas pemeliharaan, perbaikan, dan update software. Ini membebaskan tim IT perusahaan dari tugas-tugas administratif yang membosankan.
• Integrasi yang Mudah: Cloud CRM seringkali menawarkan integrasi yang mudah dengan aplikasi bisnis lain, seperti email, kalender, dan media sosial.

Kekurangan Cloud CRM:

• Ketergantungan pada Internet: Akses ke CRM bergantung pada koneksi internet yang stabil.
• Kurangnya Kontrol: Perusahaan memiliki kontrol yang lebih sedikit atas data dan sistem dibandingkan dengan On Premise.
• Masalah Keamanan dan Privasi: Meskipun penyedia layanan cloud biasanya memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat, selalu ada risiko kebocoran data atau pelanggaran privasi. Penting untuk memilih vendor dengan reputasi yang baik dan sertifikasi keamanan yang relevan.
• Kustomisasi Terbatas: Opsi kustomisasi mungkin terbatas dibandingkan dengan On Premise.
• Potensi Biaya Jangka Panjang yang Lebih Tinggi: Meskipun biaya awal lebih rendah, biaya berlangganan bulanan atau tahunan dapat melebihi biaya total kepemilikan (TCO) dari On Premise dalam jangka panjang.

Tabel Perbandingan: Rangkuman Perbedaan CRM On Premise dan Cloud CRM

Berikut adalah tabel yang merangkum perbedaan CRM On Premise dan Cloud CRM:

Memilih CRM yang Tepat: Pertimbangkan Kebutuhan Bisnismu

Lalu, bagaimana cara memilih CRM yang tepat untuk bisnismu? Jawabannya tergantung pada kebutuhan dan prioritas spesifikmu. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:

• Ukuran Bisnis: Bisnis kecil dengan anggaran terbatas mungkin lebih cocok dengan Cloud CRM, sementara perusahaan besar dengan kebutuhan keamanan yang tinggi mungkin lebih memilih On Premise.
• Kebutuhan Kustomisasi: Jika bisnismu membutuhkan kustomisasi yang ekstensif, On Premise mungkin menjadi pilihan yang lebih baik.
• Anggaran: Pertimbangkan biaya awal, biaya operasional, dan biaya jangka panjang dari kedua opsi.
• Sumber Daya IT: Jika bisnismu memiliki tim IT yang kuat dan berpengalaman, On Premise bisa menjadi pilihan yang layak. Namun, jika tidak, Cloud CRM mungkin lebih praktis.
• Kebutuhan Aksesibilitas: Jika timmu sering bekerja di luar kantor atau memiliki anggota tim yang tersebar secara geografis, Cloud CRM adalah pilihan yang lebih baik.
• Kebutuhan Keamanan: Evaluasi risiko keamanan dan privasi dari kedua opsi dan pilih yang paling sesuai dengan kebutuhanmu.

Tips Tambahan dalam Memilih Sistem CRM

Selain faktor-faktor di atas, berikut adalah beberapa tips tambahan yang bisa kamu pertimbangkan:

• Lakukan Riset: Cari tahu tentang berbagai vendor CRM yang tersedia dan bandingkan fitur, harga, dan reputasi mereka. Baca review CRM dan studi kasus.
• Minta Demo: Banyak vendor CRM menawarkan demo gratis. Gunakan kesempatan ini untuk mencoba sistem dan melihat apakah sesuai dengan kebutuhanmu.
• Pertimbangkan Integrasi: Pastikan CRM yang kamu pilih dapat berintegrasi dengan aplikasi bisnis lain yang sudah kamu gunakan, seperti sistem akuntansi, sistem email marketing, dan media sosial.
• Pikirkan Skalabilitas: Pilih CRM yang dapat dengan mudah diskalakan seiring dengan pertumbuhan bisnismu.
• Fokus pada User Experience: Pilih CRM yang mudah digunakan dan intuitif, sehingga timmu dapat dengan cepat beradaptasi dengannya.
• Perhatikan Dukungan Pelanggan: Pastikan vendor CRM menawarkan dukungan pelanggan yang baik, termasuk dokumentasi, pelatihan, dan dukungan teknis.

Kesimpulan: Memilih CRM yang Tepat untuk Kesuksesan Bisnismu

Memahami perbedaan CRM On Premise dan Cloud CRM adalah langkah penting dalam memilih solusi yang tepat untuk bisnismu. Tidak ada jawaban tunggal yang benar untuk semua orang. Pertimbangkan kelebihan dan kekurangan masing-masing, evaluasi kebutuhan dan prioritas bisnismu, dan lakukan riset yang cermat sebelum membuat keputusan. Dengan memilih CRM yang tepat, kamu dapat meningkatkan penjualan, meningkatkan retensi pelanggan, meningkatkan efisiensi, dan membuat keputusan yang lebih baik, yang pada akhirnya akan membawa kesuksesan bagi bisnismu. Selamat memilih!